1.1. Manual del empleado
1.2. Reuniones informativas
1.3. Revista o periódico interno
1.4. Revista de prensa
1.5. Círculos de calidad
1.6. Buzón de sugerencias
1.7. Circulares 1.8. Jornadas de puertas abiertas
1.9. Intranet
MANUAL DEL EMPLEADO
Uno de los
instrumentos al servicio de la comunicación interna es el Manual del empleado,
en el que se establecen informaciones relativas a la organización que cualquier
miembro de ella debe conocer. Este manual debe contener elementos profesionales
e institucionales.
Desde la perspectiva profesional será necesario explicitar la información sobre los objetivos del departamento en el que inserta el trabajador y las políticas de personal tales como estructura salarial, el estatuto de los empleados, normas de seguridad e higiene en el trabajo, sistema de promoción, régimen de vacaciones, entre otros.
En el ámbito institucional contendrá información referente a la organización (historia, estructura, ámbitos de actuación, valores institucionales) y la actuación externa de la organización (sector productivo en el que trabaja, actividades externas —culturales, deportivas—).
Ejercicio recomendado-Realiza un
ejemplo de manual del empleado que contenga al menos una norma de seguridad,
higiene, promoción, vacaciones, valores institucionales, explicación del sector
productivo...
REUNIONES INFORMATIVAS
Siempre serán realizadas por personal responsable y se concretan para mejorar la interacción personal y establecer elementos dinamizadores. Deberán estar convenientemente planificadas, secuenciadas y estructuradas con la estrategia de comunicación interna.
Es uno de
los instrumentos de los que dispone la organización para comunicarse
directamente con sus públicos internos. Siempre serán realizadas por personal
responsable y se concretan para mejorar la interacción personal y establecer
elementos dinamizadores. Deberán estar convenientemente planificadas,
secuenciadas y estructuradas con la estrategia de comunicación interna.
Aunque los
trabajadores se encuentren «generalmente» satisfechos de los canales de
comunicación interpersonal, les gustaría recibir más información «cara a cara»,
especialmente de la alta dirección.
Determina si se están alcanzando los objetivos deseados
y cómo se están logrando. Esto para conocer si las metas o proyecciones que se
trazaron con antelación se han cumplido en su totalidad y si no, tomar las
medidas pertinentes a que haya lugar.
Los
trabajadores prefieren más información de los canales de comunicación formales
que del rumor. Cuando el rumor es utilizado con frecuencia como vía de
comunicación llega de una manera eficaz a los trabajadores pero les proporciona
información de menor calidad y exactitud que la deseada.
Ejercicio recomendado: ¿Qué pasos
me aconsejas para hacer una reunión informativa acerca del caso de LMK?
informaciones de la organización (sobre el sector económico en el que se encuadra, noticias financieras o de producción) y contenidos relacionados con los empleados (relaciones con el trabajo, promociones, beneficios económicos o sociales).
Los
objetivos son crear una identidad organizativa, conocer las inquietudes de los
miembros de la organización, establecer canales fluidos de comunicación entre
todos los miembros —independientemente de la posición jerárquica— e informar a
los empleados. Para ello, la estructura abarca informaciones de contenido
social (actividades culturales y deportivas, anuncios de personal, crónicas
sobre empleados), informaciones de la organización (sobre el sector económico
en el que se encuadra, noticias financieras o de producción) y contenidos
relacionados con los empleados (relaciones con el trabajo, promociones,
beneficios económicos o sociales).
Diversas
investigaciones (Jeffers y Bateman, 1980 y Surlin y Walker, 1975) resaltan la
necesidad de que las revistas internas ofrezcan una información lo más realista
posible, incluyendo las malas noticias sobre la organización, porque esa
actitud aporta credibilidad al contenido de la publicación y ofrece
verosimilitud a las informaciones que contenga. A su vez demuestra a los
empleados que la dirección sí desea implicarlos en el futuro de la organización
y pretende hacer partícipes a todos los miembros.
Uno de los principales inconvenientes que tienen estos instrumentos es la temporalidad de aparición por las dificultades de creación que supone y por la necesidad de destinar personal exclusivamente a su elaboración.
Uno de los principales inconvenientes que tienen estos instrumentos es la temporalidad de aparición por las dificultades de creación que supone y por la necesidad de destinar personal exclusivamente a su elaboración.
REVISTA DE PRENSA
Es un elemento que muestra informaciones aparecidas en los medios de comunicación referidas a la organización o sobre aspectos que inciden directamente sobre ella. Su frecuencia depende del volumen de información que surja en los medios y no es necesaria una presentación de calidad.
La lectura de esas informaciones confiere una satisfacción a sus miembros al sentirse partícipes de una institución que posee marcada presencia social y que tiene una proyección externa.
¿Qué tipo de secciones incluirías en el periódico del Cesde para lograr sentido de pertenencia entre sus alumnos?
CÍRCULOS DE CALIDAD
Consiste en un pequeño grupo de personas (de cuatro a ocho, aproximadamente) que se reúnen periódicamente de manera voluntaria para discutir y analizar el funcionamiento de la organización. Propone determinadas soluciones a los directivos y, posteriormente, hace un seguimiento cuantitativo y cualitativo tras su aplicación.
Su
generalización se produjo en los años setenta, al socaire del éxito económico
de Japón y de una cierta mimetización de sus estructuras organizativas.
Consiste en un pequeño grupo de personas (de cuatro a ocho, aproximadamente) que se reúnen periódicamente de manera voluntaria para discutir y analizar el funcionamiento de la organización. Propone determinadas soluciones a los directivos y, posteriormente, hace un seguimiento cuantitativo y cualitativo tras su aplicación.
La finalidad de crear círculos de calidad es crear conciencia de calidad y productividad en todos los sectores de la organización, esto mediante el trabajo en equipo, el intercambio de experiencias, conocimientos, ideas y alternativas que propician un crecimiento de mejora continua; es importante mencionar que la misión de estos círculos es respetar el lado humano de las personas para que su desarrollo sea pleno y reditúe no un costo sino una inversión en las áreas de oportunidad en la organización.
Consiste en un pequeño grupo de personas (de cuatro a ocho, aproximadamente) que se reúnen periódicamente de manera voluntaria para discutir y analizar el funcionamiento de la organización. Propone determinadas soluciones a los directivos y, posteriormente, hace un seguimiento cuantitativo y cualitativo tras su aplicación.
La finalidad de crear círculos de calidad es crear conciencia de calidad y productividad en todos los sectores de la organización, esto mediante el trabajo en equipo, el intercambio de experiencias, conocimientos, ideas y alternativas que propician un crecimiento de mejora continua; es importante mencionar que la misión de estos círculos es respetar el lado humano de las personas para que su desarrollo sea pleno y reditúe no un costo sino una inversión en las áreas de oportunidad en la organización.
La
importancia de un Círculo puede resumirse en la misión que éste tiene dentro de
la organización:
• Mejoras en la calidad de los productos y en la productividad de la empresa.
• Reducción de costos.
• Mejora en la moral del personal.
• Promoción de la satisfacción del personal por su trabajo.
• Autodesarrollo del personal.
• Creación de conciencia por la calidad y la productividad.
• Mejora en las relaciones humanas dentro de la empresa.
• Promoción de la colaboración y el trabajo de grupo.
• Mejora en las relaciones comerciales cliente - empresa.
• Mejora en la comunicación y lealtad ante la empresa.
• Promoción de la creatividad y la inteligencia de la fuerza de trabajo.
• Incremento en la participación del mercado.
• Mejora de la reputación y prestigio de la empresa.
• Mejoras en la calidad de los productos y en la productividad de la empresa.
• Reducción de costos.
• Mejora en la moral del personal.
• Promoción de la satisfacción del personal por su trabajo.
• Autodesarrollo del personal.
• Creación de conciencia por la calidad y la productividad.
• Mejora en las relaciones humanas dentro de la empresa.
• Promoción de la colaboración y el trabajo de grupo.
• Mejora en las relaciones comerciales cliente - empresa.
• Mejora en la comunicación y lealtad ante la empresa.
• Promoción de la creatividad y la inteligencia de la fuerza de trabajo.
• Incremento en la participación del mercado.
• Mejora de la reputación y prestigio de la empresa.
-Explica
cómo debería ser un círculo de calidad en el Cesde y quiénes lo
constituirían.
"JARTELERAS"
(ascendente, descendente y horizontal) y aportan facilidad de ejecución y la
flexibilidad de su contenido y la complementariedad con otros instrumentos.
El éxito de la
cartelera de anuncios depende de su contenido, pero también existen otros
elementos que influyen en concretar y alcanzar los objetivos que se pretenden
con este instrumento. Cabe tener en consideración:
1. La ubicación debe realizarse en lugares concurridos y de fácil acceso visual.
2. Responsabilizar a una persona que sustituya periódicamente el contenido y que evite la sobreabundancia de información y el solapamiento de todas ellas. Asimismo, la limpieza facilita el acercamiento y la intención de actualidad que debe tener.
3. El contenido debe facilitar la legibilidad y ser atrayente visualmente y estar bien estructurado.
-muestra a tus compañeros cómo debería ser la cartelera en una empresa1. La ubicación debe realizarse en lugares concurridos y de fácil acceso visual.
2. Responsabilizar a una persona que sustituya periódicamente el contenido y que evite la sobreabundancia de información y el solapamiento de todas ellas. Asimismo, la limpieza facilita el acercamiento y la intención de actualidad que debe tener.
3. El contenido debe facilitar la legibilidad y ser atrayente visualmente y estar bien estructurado.
Instrumento de comunicación ascendente que tiene como objetivo que los empleados puedan expresar sus opiniones o sugerencias —que no quejas o reclamaciones— sobre diversos aspectos:
— Técnicos,
— Humanos,
— Administrativos
VISITAS O JORNADAS DE PUERTAS ABIERTAS
Es
importante para la comunicación interna que todos los miembros internos
conozcan el ámbito, el ambiente y el contexto de trabajo y que sean conscientes
de los diferentes problemas que acontecen en cada una de las áreas. Esa es una
de las actividades que pueden ser enmarcadas en el ámbito de la comunicación
transversal.
Las
jornadas de puertas abiertas puede servir para infinidad de cosas: hacer
familia entre los participantes, acercar el producto o el
proceso de producción a los clientes, proveedores o accionistas e
incluso crear una cultura de empresa transparente.
Las jornadas de puertas abiertas son
un valor añadido para cualquier negocio. Además de ofrecer una
imagen transparente, los dirigentes de una empresa pueden estar orgullosos de
poder mostrar su fábrica, taller o simplemente establecimiento. En definitiva,
se dará la cara amable de la corporación en este tipo de eventos.
Dependiendo
de la empresa, las jornadas de puertas abiertas se pueden organizar una
vez al año o periódicamente. También se pueden planificar una específica para
el canal, otra para los clientes o incluso para la familia de los trabajadores.
Por ejemplo, algunos comercios hacen una premiere antes de abrir una
tienda para que la gente conozca los productos que se venderán.
-Explícale a
tus compañeros cómo realizarías una jornada de puertas abiertas para mostrar el
Politécnico a los futuros bachilleres?
Las características de una intranet son:
— Intranet es una red dentro de la organización.
— Intranet tiene acceso a Internet pero no al revés.
— Su instalación es rápida y económica (sólo requiere una pequeña inversión en infraestructura).
—que pueden ampliarse en función de las necesidades.
— Son accesibles a través de la mayoría de plataformas informáticas del mercado.
— Soportan fuentes de información previas a su instalación, como bases de datos, documentos de textos, etc.
Las principales aplicaciones de una intranet son para Álvarez (1995: 46-47):
— Al igual que Internet, la pieza clave de la intranet es el Word Wide Web, pero de forma que la información de la empresa esté accesible sólo a los miembros de la organización, quienes, en consecuencia, disponen de navegadores WWW para acceder a los datos internos de la empresa.
— En las intranets también se utiliza correo electrónico, aunque éste es interno; es decir, sin necesidad de tener acceso a Internet. Igualmente se utilizan el resto de herramientas de Internet: listas de distribución, boletines de noticias, transferencias de ficheros, acceso remoto, charlas interactivas, video-conferencia.
— Difusión de información: aprovechando sobre todo las funcionalidades de la web y el correo electrónico, se pueden distribuir noticias internas, boletines, resúmenes de datos, documentos de trabajo, información de productos, software y en general cualquier información que sea de utilidad
en la empresa. Con frecuencia se deja que cada departamento disponga de su servidor (lo que no impide que haya una gestión centralizada) para que la actualización sea más rápida y precisa. Se utilizan como un medio para reflejar su actividad, distribuir su información y documentación o
servir de apoyo en su relación con otros departamentos e incluso con sus clientes.
— Trabajo en grupo: normalmente consiste en agendas compartidas, tablones internos de anuncios y noticias, aunque se puede llegar a aplicaciones más sofisticadas como las videoconferencias o las pizarras compartidas.
— Transacciones: se pueden gestionar toda clase de operaciones basadas en formularios. Desde operaciones financieras internas hasta consultas sobre salarios o contratos, peticiones de vacaciones, etc.
